Firmenwagen privat nutzen? Das sollten Sie beachten!

Als Unternehmer brauchen Sie für Kundentermine oder Transporte einen Firmenwagen. Zudem stellt ein Dienstfahrzeug einen Anreiz für neue Mitarbeiter dar und ist ein gängiges Mittel, um diese an die Firma zu binden. Der Dienstwagen ist aber auch mit zahlreichen rechtlichen und steuerlichen Aspekten verbunden, die nicht zu unterschätzen sind. Am wichtigsten ist die Frage, wie Sie Ihren Firmenwagen versteuern. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und was Sie bei der Privatnutzung beachten sollten, lesen Sie hier. Weitere Steuertipps für Unternehmer haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Firmenwagen anmelden

Wenn Sie als Unternehmer ein Fahrzeug betrieblich nutzen möchten, lohnt es sich normalerweise, dieses als Firmenwagen anzumelden und in das Betriebsvermögen zu überführen. So können Sie allerlei Kosten, beginnend mit der Anschaffung, über die Kfz-Steuer bis hin zu Reparaturkosten und Parkgebühren, als Betriebsausgaben vom Jahresgewinn abziehen und so die Steuerlast des Unternehmens senken.

Das Verhältnis der betrieblichen und privaten Nutzung entscheidet darüber, in welchem Umfang Sie das Fahrzeug anmelden können. Es wird dabei zwischen drei Szenarien unterschieden:

Wird das Fahrzeug zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke genutzt, gilt es als betriebsnotwendiges Vermögen.
Wenn die betriebliche Nutzung des Firmenwagens mindestens 10%, aber weniger als 50% beträgt, können Sie als Unternehmer entscheiden, ob das Fahrzeug zum Firmenvermögen oder Privatvermögen gehört.
Bei weniger als 10% betriebliche Nutzung können Sie keinerlei Kosten als Betriebskosten steuerlich geltend machen und müssen alle Kosten privat bezahlen. Ausnahmen sind Geschäftsreisen, welche als Reisekosten geltend gemacht werden können.

Private Nutzung des Firmenwagens ermitteln

Wie hoch der Anteil der Privatnutzung am Firmenwagen ist, lässt sich auf zwei Arten ermitteln: die Versteuerung mittels der 1-Prozent-Regelung oder auf Basis einens Fahrtenbuchs. Nutzen Sie als Unternehmer das Dienstfahrzeug zu mehr als 50% betrieblich, können Sie zwischen beiden Methoden wählen. Beträgt die betriebliche Nutzung weniger als 50%, sind Sie dagegen verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen.

Die 1-Prozent-Regelung nutzen

Bei der 1-Prozent-Regelung wird monatlich 1% des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs versteuert. Als Berechnungsgrundlage dient immer der Neuwert. Hat Ihr Firmenwagen beispielsweise 36.000 Euro gekostet, werden für die Privatnutzung monatlich 360 Euro einkalkuliert. Pro Jahr entspricht dies einer Summe von 4.320 Euro, die Sie als Privatentnahme auf den Unternehmensgewinn rechnen und versteuern können.

Diese Methode lohnt sich also vor allem, wenn Sie viel privat unterwegs sind, denn der Pauschale liegt eine angenommene Privatnutzung von 30% bis 35% zu Grunde. Wenn Sie den Firmenwagen zu weniger als 30% auf privater Basis nutzen, bietet sich hingegen die Ermittlung mittels Fahrtenbuch an.

Fahrtenbuch nutzen

Wenn Sie nicht pauschal besteuert werden möchten, müssen Sie ein lückenloses Fahrtenbuch führen. Hierbei wird das tatsächliche Verhältnis zwischen betrieblichen und privaten Fahrten ermittelt und jede Fahrt mit dem Dienstfahrzeug akribisch dokumentiert. Das Finanzamt stellt dabei genaue Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs. So müssen bei Betriebsfahrten nicht nur das Datum und der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt notiert werden, sondern auch Reiseziel, Reisezweck und Name des Geschäftspartners. Bei Privatfahrten genügt es, wenn Sie die Anzahl der gefahrenen Kilometer aufschreiben.

Wurde das Fahrtenbuch früher oft auf Papier geführt, können Fahrten heutzutage in elektronischer Form oder mit Fahrtenbuch-Apps aufgezeichnet werden. Diese häufig in der Cloud gespeicherten Softwarelösungen vereinfachen nicht nur das Führen des Fahrtenbuchs, sondern sind im Gegensatz zur klassischen Form auf Papier weniger mühselig und fehleranfällig. Auf Tabellenkalkulation in Form von Excel und ähnlichen Programmen sollten Sie jedoch verzichten, da sich mit diesen leicht schummeln lässt und das Finanzamt diese deshalb nicht anerkennt.

Fazit zur privaten Nutzung des Dienstwagens

Die Ermittlung mittels Fahrtenbuch bietet sich bereits ab einer dienstlichen Nutzung des Firmenwagens von 50%. Dabei müssen Sie akribisch und genau alle Fahrten aufzeichnen, wofür sich spezielle Apps oder Software besonders anbieten. Sollte sich die Fahrtenbuch-Variante am Jahresende wider Erwarten als ungünstig herausstellen, können Sie bedenkenlos die 1-Prozent-Regelung in Anspruch nehmen.

Einen eigenständigen Artikel über das Ausfüllen der Steuererklärung finden Sie hier.