Immer den Überblick behalten – Welche Kosten eine Dienstreise mit sich bringt

Immer den Überblick behalten – Welche Kosten eine Dienstreise mit sich bringt

Jedes Unternehmen lebt von seinen Kunden. Ohne diese kann kein Unternehmen bestehen. Klar ist aber auch, dass nicht alle Kunden in der näheren Umgebung zu finden sind und natürlich auch im weiteren Umland oder sogar dem Ausland ihren Sitz haben können. Je nach Produkt oder Dienstleistung, welches man anbietet, kann es durchaus öfter mal von Notwendigkeit sein, dass ein eigener geschulter Mitarbeiter den Kunden besuchen muss, um Kontrollen oder Nachbearbeitungen vornehmen zu können. Das bedeutet, dass eine Dienstreise von Nöten ist und ein oder mehrere Mitarbeiter sich auf den Weg machen, was einen Tag bis hin zu mehreren Wochen bedeuten kann. Doch solche Dienstreisen bedeuten zum Beispiel auch Fahrt- und Unterkunftskosten, die getragen werden müssen.

Statistik: Anzahl der Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen in den Jahren von 2004 bis 2015 (in Millionen) | Statista
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Als Arbeitnehmer auf Reisen

Wenn man als Arbeitnehmer eine Dienstreise antritt, bedeutet das für den Arbeitgeber beziehungsweise das Unternehmen auftretende Kosten im Sinne von Fahrt, Unterkunft, Versorgung und auch weiteren Nebenkosten. Da der Arbeitnehmer diese Reise in seiner Arbeits- und teilweise sogar in seiner eigentlichen Freizeit antritt, werden die Kosten ohne Frage vom Unternehmen getragen. Trotzdem muss der Reisende alle Zahlungen dokumentieren und wenn er mit einem Dienstfahrzeug unterwegs ist, sollten auch die Kilometerzahlen ohne Lücken und Verluste zusammengetragen werden. Ganz einfach geht das mit einer Software für die Reisekostenabrechnung, die ganz einfach alle Daten erfasst und gut einordnet. Genaueres wird natürlich vor der Reise geklärt. Welche Kosten auftreten können und in welchem Maß getragen werden müssen, haben wir für euch und euer Unternehmen recherchiert und hier zusammengetragen.

Die Fahrtkosten

Auf dem Weg zum Kunden | © panthermedia.net /Stephan Sieber

Auf dem Weg zum Kunden | © panthermedia.net /Stephan Sieber

Grundsätzlich nutzen Mitarbeiter für ihre Dienstreisen in der näheren Umgebung meist einen Dienstwagen oder ihren Privat-Pkw. Bei einem Dienstwagen werden dem Arbeitnehmer alle Kosten im Nachhinein erstattet und bei dem Privat-Pkw werden die Kosten oft mit einer Kilometerpauschale ausgerechnet und danach ausbezahlt.

Ist der Kunde mit einem Pkw nicht zu erreichen, da er im Ausland lebt, sind Bahn und Flugzeug die meist genutzten Verkehrsmittel. Hier gelten aber ganz andere Regelungen bezüglich der Bezahlung, die im Voraus mit dem Unternehmen abgesprochen werden müssen. Da der Arbeitnehmer die Kosten in den meisten Fällen vorstreckt, kann in diesem Fall, wenn die Auslagen voraussichtlich sehr hoch sind, der Arbeitnehmer einen Vorschuss erhalten.

Unterkunftskosten

Unterkunft wählen | © panthermedia.net /Darius Turek

Unterkunft wählen | © panthermedia.net /Darius Turek

Beim Kunden angekommen muss natürlich auch eine hochwertige Unterkunft für den Arbeitnehmer bereitstehen. Die Unterkunft kann frei gewählt werden und ist nicht nur auf ein Hotel beschränkt. Neben einem Hotelaufenthalt kann man auch in einer Herberge, einem Fremdenzimmer, einem Appartement oder bei häufigen Fahrten zum selben Kunden auch in einer Zweitwohnung unterkommen.

Diese tatsächlichen Kosten für die Unterkunft werden auf jeden Fall vom Unternehmen selbst getragen. Ganz im Gegenteil zu anderen Nebenkosten, die nicht notwendig gewesen wären. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Internet
  • Minibar
  • Fernseher
  • Stellplatz für den Pkw
  • Telefon

Fazit zu den Kosten einer Dienstreise

 

Viele Arbeitnehmer lieben ihre Arbeit vor allem wegen der Dienstreisen. Je nach Unternehmen und Produkt beziehungsweise Dienstleistung, können daraus oftmals auch kleine Weltreisen werden, die unglaublich vielseitig sein können. Wer gerne reist und neue Menschen, Kulturen und Orte kennenlernt, ist für Dienstreisen aller Art am besten geeignet. Kein Wunder, dass manche Arbeitgeber Personal einzig und allein für Reisen zu Kunden und Produktionsstätten einstellen. Vor allem alleinstehende Arbeitnehmer suchen sogar explizit nach solchen Jobangeboten.

Und da so gut wie alle Kosten vom Unternehmen beziehungsweise dem Arbeitgeber restlos getragen werden, ist so eine Dienstreise auch finanziell kein Problem. Ganz egal ob mit dem Dienstwagen, der Bahn oder dem Flugzeug; man kommt immer irgendwie zum Kunden und findet eine hochwertige und angenehme Unterkunft, in der man sich auch längere Zeit wohlfühlen kann. Mit einer guten und aussagekräftigen Reisekostenabrechnung werden alle Kosten dokumentiert und letztendlich auch getragen und so steht einer erfolgreichen Dienstreise nichts mehr im Weg.

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