Frühjahrsputz am Arbeitsplatz –
So verschaffen Sie sich wieder Übersicht
Frühling lässt sein blaues Band … ja, er ist’s – der Lenz. Und mitbringen tut er Vogelgezwitscher schon am frühen Morgen, die ersten Farbtupfer, die ihre Köpfe aus der Erde strecken und frische Luft, die die Lebensgeister weckt.
Einen Nachteil hat es allerdings, dass im Frühling die Tage länger werden und die Sonne wieder öfter rauskommt – man sieht die Staubschicht auf Schreibtisch, Ordnern und der Büropflanze. Dagegen lässt sich aber etwas tun – raffen Sie sich doch mal zu einem Frühjahrsputz auf. Denn egal ob im Büro oder im Homeoffice – ein sauberer und ordentlicher Arbeitsplatz sieht nicht nur gut aus, sondern bringt auch einen Motivationsschub mit sich. Positiver Nebeneffekt – die Bewegung vertreibt auch gleich die Frühjahrsmüdigkeit.
Anfangen kostet Überwindung, also schaffen Sie sich eine angenehme Aufräumatmosphäre. Wenn Sie allein im Homeoffice sind, dann stellen Sie sich Ihre Lieblingsmusik oder ein Hörbuch an. Sollten Sie mit anderen im Büro sein und die Kollegen stehen Ihrem Musikgeschmack eher kritisch gegenüber, dann können vielleicht alle gemeinsam den Frühjahrsputz angehen und nebenbei offene Fragen klären oder ein Brainstorming veranstalten.
Stimmt dann die Atmosphäre und Sie sind seelisch und moralisch vorbereitet, kann es losgehen mit der Saubermacherei. Und damit Sie nichts vergessen, folgt jetzt ein kleiner Ratgeber, was und wie Sie am Besten Ordnung schaffen.
Auf die Plätze, fertig … Frühjahrsputz!
Staub, so weit das Auge reicht …
Kennen Sie das? Sie kommen morgens im Büro an und aus der Staubschicht an Ihrem Arbeitsplatz schaut Ihnen ein Smiley entgegen? Da war wohl ein spaßiger Kollege am Werk, der Ihnen einen dezenten Hinweis geben wollte, dass es langsam doch mal wieder Zeit für eine Putzaktion wird.
Staub wischen ist ein guter Einstieg – und zwar nicht nur auf der freien Fläche. Sie wollen ja ohnehin ausmisten, also fangen Sie gleich damit an, den Schreibtisch erst einmal komplett abzuräumen. Schreibtischfläche, Tastatur, Telefon etc. – Reinigungsbedarf besteht nach geraumer Zeit sicher am kompletten Arbeitsbereich.
Dazu bedarf es nicht immer der Chemiekeule aus dem Supermarkt. Warum nicht einfach mal das Reinigungsmittel selber machen? Das macht Spaß, ist hautverträglicher und schont nebenbei noch die Umwelt. Oft genügen einfache Hausmittel und fertig ist ein einfacher Allzweckreiniger – Inspiration finden Sie beispielsweise bei smarticular.
Verloren im Zettelwust
Schon erstaunlich, wie viele Zettel und Blätter sich im Zeitalter des papierlosen Büros an einem Durchschnittsarbeitsplatz nach wie vor ansammeln. Sie haben kurz vor Feierabend noch die zündende Idee für ein Projekt, der Rechner ist aber schon aus? Schnell auf einen Zettel gekritzelt. Sie haben wieder mal zehn Dinge gleichzeitig zu erledigen und wollen nichts vergessen? Fix alles auf einen Zettel notiert. Der Kollege ruft Ihnen die Telefonnummer eines Kunden zu, den Sie zurückrufen sollen? Flugs auf einen Zettel geschrieben.
Überlegen Sie einmal, wie häufig am Tag Sie zum Zettel greifen, um sich etwas zu notieren – und wie oft Sie die Zettel wieder entsorgen.
Kein Wunder also, dass sich auf, unter und hinter Arbeitsplätzen wahre Zettelberge erheben. Bevor es zum Zettelrutsch am Schreibtisch kommt, sollten Sie diese abtragen. Das scheint zwar am Anfang eine schier unüberwindliche Aufgabe zu sein, ist es aber meistens gar nicht. Stellen Sie sich Zettel für Zettel die Frage „Ist das schon erledigt?“ und „Ist es noch aktuell?“. Sie werden staunen, wie schnell sich der Zettelberg reduziert.
Was dann noch übrig bleibt, muss in der Tat noch erledigt werden – der Kunde wartet noch auf Ihren Rückruf – oder wird im richtigen Ordner abgeheftet – die Rechnung des Geschäftspartners sollte ohnehin nicht am Arbeitsplatz liegen bleiben.
Übrigens: Löschen – erledigen – absortieren – was für den analogen Arbeitsplatz gilt, sollte natürlich auch im elektronischen Postfach umgesetzt werden, damit dort keine Verstopfung droht.
Was auf den Schreibtisch gehört … und was nicht
Zettel sind beileibe nicht die einzigen Missetäter am Arbeitsplatz. Wenn Sie lange genug warten, sammeln sich dort erstaunlich viele Dinge an. Der Aktenordner, den Sie aus dem Schrank geholt haben, weil Sie eine Rechnung abgleichen wollten; der Cutter, den Sie brauchten, um ein Paket zu öffnen; ein halbes Dutzend Kulis, die nicht mehr schreiben, die Sie aber auch noch nicht entsorgt haben; und die Handcreme, die Sie im Winter oft benutzt haben. Kein Wunder also, dass man den Überblick verliert und sich obendrein ablenken lässt.
Im Prinzip sollte gelten: Was nicht unmittelbar für die Arbeit gebraucht wird, sollte auch nicht direkt am Arbeitsplatz sein. Der Rest kann in Schränken und Schubladen verstaut werden und wird je nach Bedarf rausgeholt.
Tipp: Als kleine Helfer im Arbeitsalltag eignen sich Schreibtischunterlagen hervorragend, und zwar in mehrfacher Hinsicht: Als Unterlage für Tastatur und Maus; als Notizblock (gut gegen Zettelwust) und als Kalender. Ach ja, und Kaffeeflecken auf dem Schreibtisch sind auch Schnee von gestern, wenn Sie die Tasse auf der Schreibtischunterlage abstellen.
Aufräumen im Kopf
Bei Vielen herrscht aber nicht nur auf dem Schreibtisch Chaos, sondern auch im Kopf. Sicher kennen Sie das auch: Sie haben sich gerade in eine Aufgabe vertieft, da reißt Sie das Telefonklingeln raus. Der Kollege aus der Nachbarabteilung fragt, ob Sie die Zuarbeit zum gemeinsamen Projekt schon fertig haben. Haben Sie noch nicht, denn das wollten Sie am Nachmittag erledigen. Aber gut, wenn es so dringend ist, dann setzen Sie sich jetzt ran, Sie haben ohnehin vergessen, was Sie eigentlich gerade machen wollten. Am Rechner blinken auch fünf neue E-Mails auf und weil Sie neugierig sind, schauen Sie natürlich rein, sehen die E-Mail des Geschäftspartners, auf die Sie schon seit drei Tagen warten, bleiben dann aber an dem Newsletter mit dem spannenden Betreff hängen – und schon ist wieder eine Stunde rum.
Ein klassisches Szenario – denn wir lassen uns allzu gerne ablenken, wollen alles auf einmal machen und verlieren schnell den Überblick, bis uns am Ende fast der Kopf platzt.
Was also tun? Erst einmal tief durchatmen und bis zehn zählen. Klingt komisch, hilft aber, den Kopf frei zu machen und Abstand zu gewinnen. Wenn Sie das geschafft haben, dann machen Sie einen mentalen Neustart. Machen Sie sich in aller Ruhe eine Liste der Aufgaben, die erledigt werden müssen – im Kopf, auf einem Zettel (den Sie selbstverständlich nach Erledigung sofort entsorgen) oder digital in einer To-do-App – positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise sparen Sie sich den Zettel gleich komplett und das Smartphone hat man in der Regel immer dabei. Gehen Sie beim Erstellen der Liste Schritt für Schritt vor und nehmen Sie sich nicht alles auf einmal vor, sonst landen Sie gleich wieder in der Überforderungsspirale. Überlegen Sie außerdem, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden müssen. So schwer es auch fällt – ungeliebte, aber wichtige und zeitsensible Dinge sollten weit vorn auf Ihrer Liste stehen.
Was du heute kannst besorgen, … das ist morgen auch noch da
Eine Liste erstellen ist gut, sie abzuarbeiten noch besser – aber eben nicht immer leicht. Vor allem, wenn die Aufgabe schwierig und zeitintensiv erscheint. Da sagen wir uns gerne, „Morgen ist ja auch noch ein Tag.“ Und schließlich ist aufgeschoben nicht aufgehoben. Aber dann vergeht die Zeit und so mancher professionelle Prokrastinator wartet tatsächlich bis 5 vor 12, ehe er loslegt. Sicher gibt es Menschen, die genau das brauchen. Bei allen anderen steigt der Stresspegel steil an, je länger eine Aufgabe, die der Erledigung harrt, liegenbleibt.
Wie Sie das umgehen können? Teilen Sie sich große oder schwierige Aufgaben in kleine Arbeitspakete ein, denn die sind leichter zu bewältigen. So vermeiden Sie die Mauer im Kopf, die sich schnell aufbaut, wenn wir vor Mammutaufgaben stehen.
Tipp: Erstellen Sie kurz vor Feierabend oder beim ersten Kaffee nach Arbeitsbeginn eine To-do-Liste mit den Aufgaben, die Sie an diesem Tag schaffen wollen. So hängen Sie nicht im luftleeren Raum und können Aufgaben, die Sie erledigt haben, abhaken und als kleine Erfolge verbuchen.
Lieber einer Pause mehr
Weil so ein Frühjahrsputz in der Regel eine Weile dauert, sinkt irgendwann die Motivation, gerade wenn der Papierberg so gar nicht kleiner zu werden scheint. Damit Sie nicht auf halber Strecke aufgeben, planen Sie Pausen gleich mit ein. Gönnen Sie sich zwischendurch immer wieder ein paar Minuten zum Durchatmen, zum Recken und Strecken, machen Sie einen kleinen Spaziergang, der Ihre Lebensgeister von Neuem weckt, oder holen Sie sich ein Getränk. Mit der Tasse in der Hand können Sie dann in Ruhe eine Bestandsaufnahme machen: Was ist noch zu tun? Was haben Sie schon geschafft? Nehmen Sie sich die Zeit für eine kurze Erholung. Sie werden staunen, wie viel Energie schon ein kurzes Abschalten freisetzt.
Tipp: Das Prinzip Pause gilt natürlich nicht nur beim Frühjahrsputz. Auch im Arbeitsalltag liefern kleine Denk-, Bewegungs- und Bildschirmpausen neue Motivationsschübe. Probieren Sie es doch zwischendurch mal mit zwanzig Kniebeugen. Das kurbelt den Kreislauf an und bringt neuen Sauerstoff ins Gehirn.
Und ewig grüßt der Frühjahrsputz?
Der Frühjahrsputz ist geschafft, der Arbeitsplatz wieder blitzeblank und übersichtlich. Und das bleibt jetzt für immer so … tja, das hängt wohl davon ab, ob Sie sich wieder vom inneren Schweinehund überrumpeln lassen. Denn damit nicht in absehbarer Zeit alles wieder zugemüllt ist, braucht es schon ein gerüttelt Maß an Selbstdisziplin.
Aber Achtung, es geht nicht darum, den Arbeitsplatz zu einer sterilen Umgebung zu machen, sondern – wie es der Titel dieses Beitrages verrät – darum, dass Sie die Übersicht behalten. Setzen Sie sich also nicht unnötig unter Druck; weniger Perfektionismus ist in Ordnung. Machen Sie lieber kleine Schritte als gar keine; und wenn es am Anfang nur die Kaffeetasse ist, die Sie nach Feierabend nicht stehen und eintrocknen lassen.
Schließlich kennen wir es alle von den Neujahrsvorhaben – nie mehr Rauchen, nur noch Gesundes essen und ein Marathon in der Woche sollte auch zu schaffen sein – solche Vorsätze haben meist eine geringe Halbwertzeit.
Und wenn alles nichts hilft und Sie doch wieder in alte Muster zurückfallen – keine Bange, der nächste Frühling kommt bestimmt!